Organisatsiooni või tiimi strateegiapäevad on võimas tööriist pikemaajaliste eesmärkide seadmiseks ja meeskonna plaanide ühtlustamiseks. Kuid nende läbiviimine võib olla paras väljakutse ning vahel kaasneb nendega ka kerge skepsis kuna strateegiapäeval loodud energiale ja ideedele ei järgne hiljem reaalseid muutusi.
Futuristi tiim on korraldanud väga erinevaid strateegiapäevi ja töötubasid nii era kui ka avaliku sektori organisatsioonidele ja tiimidele. Siin on praktiline juhend soovitustega, mida samm-sammult kasutades saad ka ise oma tiimi või organisatsiooni järgmise strateegiapäeva loomisel arvesse võtta.
Millest juttu tuleb
Mis on strateegiapäev?
Kuigi strateegiapäeva nime all korraldatakse väga erineva sisuga meeskonna töötubasid peaks strateegiapäeva fookus olema suunatud just suurema pildi, visiooni ja pikemaajalise vaate loomisele.
Strateegiapäev on juhitud töötuba, mis keskendub koosloomes organisatsiooni või tiimi pikemaajalise visiooni, strateegia ja tegevusplaanide väljatöötamisele.
Erinevalt tavalistest koosolekutest on strateegiapäeva eesmärk viia meeskond eemale oma igapäevastest operatiivsest tööst ja keskenduda suuremale pildile. Strateegiapäeva võib kasutada nii uue strateegia loomiseks, praeguse suuna ülevaatamiseks, uute ideede genereerimiseks, et oma eesmärke paremini saavutada või ka konkreetsemate taktikaliste tegevusplaanide loomiseks. Näiteks võib juhtkonna strateegiasessioon keskenduda ettevõtte üldise strateegilise suuna ja peamiste eesmärkide määratlemisele, samas kui kogu ettevõtet hõlmav strateegiapäev võib keskenduda nende eesmärkide edasikandmisele ja ühtlustamisele organisatsiooni tasandil.
Miks korraldada strateegiapäeva?
Strateegiapäev on võimas tööriist, mis aitab suunata meeskonda ühiste eesmärkide ja visiooni suunas. Olen välja toonud Futuristi kogemusest, mis on see peamine kasu, mida organisatsioonid ja tiimid on erinevatest strateegiasessioonidest saanud:
Siin on mõned peamised kasud, mida strateegiapäev võib tuua:
Ühtne visioon ja eesmärgid: Aitab paika panna organisatsiooni visiooni ja pikaajalised eesmärgid ning prioriseerida peamised fookusvaldkonnad.
Tiimi võimestamine ja koostöö: Kaasab kõik tiimiliikmed strateegia loomise või täiustamise protsessi, suurendades seeläbi pühendumust ja koostööd.
Uudsed ideed ja probleemilahendus: Pakub võimaluse kasutada kogu tiimi kollektiivset tarkust ja mitmekesiseid perspektiive, et leida uusi lahendusi.
Strateegia ülevaatamine ja elluviimine: Aitab hinnata varasemaid tulemusi, kohandada strateegiaid ning luua selgem plaan tulemusteni jõudmiseks ja väljakutsete ületamiseks.
Strateegiapäeva eesmärk ja soovitud tulem?
Enne strateegiapäeva on oluline selgelt määratleda, mida soovitakse saavutada. Selge eesmärk aitab suunata kogu järgnevat planeerimist ja tagab, et kõik osalejad teavad, miks on kokku tuldud ja mida soovitakse saavutada.
Mõtle läbi järgmised küsimused:
Mis on peamine eesmärk? Näiteks soovime määratleda oma osakonna visiooni ja pikaajalisemad eesmärgid, mis toetavad ettevõtte strateegiat.
Millist tulemust päeva lõpuks soovime? Näiteks päeva lõpuks soovime, et meil oleks kirjeldatud tiimi visioon ja konkreetsed fookusvaldkonnad koos suuremate initsiatiividega.
Kas peale esmase eesmärgi on veel midagi? Näiteks soovime, et iga tiimiliige mõistaks paremini tiimi ühist visiooni ja eesmärke ning näeks, kuidas tema roll panustab nende saavutamisse.
Mis on strateegiapäeva käegakatsutav tulem? Näiteks dokument, mis sisaldab tiimi visiooni, järgmise kuue kuu fookusteemasid ja konkreetseid suurema mõjuga tegevusi.
Proovi eesmärk sõnastada võimalikult selget ja hoiduda liiga laialivalguvast eesmärgist või liiga paljude eesmärkide ühele päevale lisamist.
Kes peaks strateegiapäeval osalema?
Õigete osalejate valik on strateegiapäeva õnnestumisel ülioluline ning valik sõltub strateegiapäeva eesmärgist ja ulatusest.
Ettevõtte visioon ja strateegia: Kaasatud on tavaliselt tippjuhtkond, kellel on ülevaade organisatsiooni laiematest eesmärkidest ja kes teevad strateegilisi otsuseid kogu ettevõtte jaoks.
Tiimipõhised strateegiapäevad: Osalevad tiimiliikmed ja juhid, kelle igapäevatöö ja vastutusalad on seotud strateegiapäeva teemaga.
Kogu ettevõtet hõlmavad strateegipäevad: Kaasatakse kõikide osakondade esindajad või kõik töötajad, olenevalt ettevõtte suurusest, et tagada laiem perspektiiv ja ühtlustada eesmärgid kogu organisatsioonis.
Tiimideülesed või teemaspetsiifilised sessioonid: Kui keskendutakse konkreetsele teemale, toote- või turundusstrateegiale, on kaasatud võtmeisikud erinevatest meeskondadest.
Hea on alati endalt küsida, kelle osalus on kõige kriitilisem – kelle sisendit, kogemust, perspektiivi ja otsustusõigust ma kõige enam vajan, et soovitud tulemuseni jõuda. Arutelude tõhususe jaoks on hea hoida grupp pigem väiksemana ning kui osalejaid on palju, siis jagada suurem seltskond alati väiksematesse gruppidesse.
Kes juhib strateegiapäeva?
Strateegiapäeva edukaks läbiviimiseks on oluline otsustada, kas fasiliteerida päeva oma jõududega ise või kaasata appi väline ekspert. Mõlemal variandil on omad eelised ning valik sõltub konkreetsest olukorrast ja vajadustest. Fasilitaatori peamine roll on:
Määrata päeva eesmärk ja tagada, et kõik osalejad mõistavad, mida soovitakse saavutada.
Hoida arutelu fookuses ja jälgida, et diskussioon püsiks raamides.
Olla neutraalne osapool, aidates objektiivset arutelu, kus kõigi arvamusi hinnatakse võrdselt.
Juhtida grupidünaamikat ja valida metoodika, mis julgustab kõiki aktiivselt panustama.
Suunata grupp selge tulemuse suunas, tagades konkreetse otsuse ja tegevusplaani.
Sisemise fasilitaatori eelis:
Sobib hästi väiksemate tiimide ja lühemate paaritunniste töötubade läbiviimiseks.
Omab sügavaid teemaspetsiifilisi teadmisi ja tunneb inimesi.
Võib olla aja ja kuluefektiivsem.
Välise fasilitaatori eelis:
Neutraalne osapool, kes aitab hoida arutelud objektiivsena.
Fookus täielikult protsessil, aja ning energia juhtimisel, aidates tiimil keskenduda aruteludele.
Võib tuua uusi perspektiive erinevatest valdkondadest ja metoodikatest.
Suudab üksi või kaasfasilitaatori abiga juhtida mitmeid arutelugruppe
Kokkuvõttes sõltub valik sellest, millised on strateegiapäeva eesmärgid, vajadused ja võimalused. Mõlemal lähenemisel on omad eelised ning oluline on leida endale kõige sobivam lahendus. Kirjutasin arutelude juhtimisest ja fasilitaatori rollist ka siin Grupidünaamika roll töötoa õnnestumisel, kust saad ehk veel mõtteid inspiratsiooniks.
Strateegiapäeva kava loomine
Kui on selge, mis on päeva eesmärk, kes osalevad ja kes päeva juhib, saab luua selgema päevakava. Päevakava luues on oluline struktureerida arutelud ja harjutused nii, et need toetaksid kõigi kaasamist ja eesmärgini jõudmist.
Oma töötoa kava ja arutelude planeerimisel soovitan alati mõelda tegevusi läbi nelja aruteluraamistiku faasi.
Ideede kogumise faas: Fookus võimalikult paljude mõtete kokku kogumisel kogumisel. Näiteks kasutage erinevaid ajurünnaku harjutusi, nagu "vaikne ajurünnak", kus igaüks kirjutab 10 minuti jooksul märkmepaberile 5 ideed "Mis on olemasoleva strateegia elluviimise suurimad väljakutsed?"
Võimaluste valiku faas: Fookus on mõjusamate ideede prioriseerimisel. Näiteks toimub ideede hindamine ja prioriseerimine, kus igaüks saab hääletada kõige mõjusamate või suuremate väljakutsete üle, mille kallal edasi töötada.
Lahenduste loomise faas: Selles faasis töötatakse konkreetsete lahenduste kallal. Näiteks konkreetsete lahenduste loomine, kasutades arutelusid suuremas või väiksemas grupis või koos lahendusi visualiseerides.
Elluviimisele pühendumise faas: Siin faasis keskendutakse konkreetsetele tegevustele. Näiteks kirjeldage vajalikke tegevusi ja samme, mis on lahenduse elluviimiseks vajalikud. See ei ole detailne tegevusplaan, vaid ülevaade mõjusamatest tegevustest.
Erinevates töötubades saab neid faase edukalt kombineerides hoida grupp aktiivselt kaasatuna ja juhtida soovitud tulemuseni. Tavaliselt läbitakse neid faase ühe töötoa jooksul mitmeid kordi.
Soovitused päevakava loomisel:
Tasakaalusta erinevat tüüpi tegevusi päeva jooksul, et hoida grupi energiat ja fookust.
Alusta alati positiivsest ja ära hüppa kohe väljakutsetesse. Positiivne algus toetab loovust ja avardab mõtlemist.
Sea selged ajaraamid ja lisa alati piisav ajapuhver kõigile tegevustele ja ka kogu päevale.
Kasuta erinevaid energiatõstjaid päeva alguses, pealelõunal ja vahepeal.
Pühenda piisavalt aega kokkuvõtete tegemiseks ja selgete tulemuste ning järgmiste sammud kokkuleppimiseks.
Näide strateegiapäeva päevakavast
Siin üks näide võimalikust strateegiapäeva kavast, mis kombineerib nii ideede kogumist, võimaluste valikut, lahenduste loomist ja ka selget elluviimisele ja tulemustele pühendumist.
Selge tulemus ja järeltegevused
Strateegiapäeva lõpus on oluline, et kõik osalejad lahkuksid selge arusaamaga - kuhu jõuti, mida otsustati ja mis edasi toimub. See tagab, et ideed ei jää õhku ning osalejaid tunnevad, et nende panusest on reaalselt ka kasu olnud. Soovitused mida meeles pidada:
Planeeri piisavalt aega otsuseni jõudmiseks, tegevusplaanide loomiseks ja päeva kokkuvõtteks.
Veendu, et kõik saavad üheselt aru milles kokku lepiti, mis on järgmised sammud.
Tee päeva lõpus kiire tagasisidering, et osalejad ise saavad päeva kasu ja lahtised küsimused välja tuua.
Kui midagi jäi lahtiseks, siis täpsustada, millal selle teemaga edasi tegeletakse.
Veendu, et kõik osalejad lahkuvad strateegiapäevalt selge arusaamaga, mida on saavutatud ja mis edasi saab. Nii tagad, et kogu pingutus ja planeerimine ei läheks asjata.
Materjalid, ruum ja abivahendid
Strateegiapäeva edukus sõltub ka hästi ettevalmistatud materjalidest, sobivast ruumist ja toimivatest vahenditest, aidates tagada, et osalejaid saavad keskenduda täielikult aruteludele.
Materjalid:
Saada osalejatele enne strateegiapäeva eesmärgid, päevakava ja kõik vajalikud taustamaterjalid.
Veendu, et kohapeal on kõik vajalikud abivahendid (slaidid, märkmepaberid, markerid, kleepsud) olemas ja töökorras.
Pärast strateegiapäeva jaga kõigiga kokkuvõtet tegevustest, otsustest ja järgmistest sammudest.
Ruum:
Ruum peab olema piisavalt suur, et osalejad saaksid mugavalt istuda, kirjutada ja ringi liikuda.
Aruteludeks on parimad 5-6 inimesega grupid ja laudkonnad.
Vaata, et toas on piisavalt õhku ja valgust ning kasuta ära kogu ruumi, sealhulgas seinu, et visualiseerida ideid ja panna osalejad liikuma.
Vahendid:
Veendu, et kõik tehnilised vahendid töötavad sujuvalt ja testi neid eelnevalt.
Virtuaalsete osalejate puhul vali parim lahendus nende kaasamiseks ja veendu, et kõik osalejad oskavad platvormi kasutada.
Ära alahinda hea kohvi, snäkkide ja taustamuusika olulisust grupi energia hoidmisel.
Kommunikatsioon osalejatele
Selge ja tõhus kommunikatsioon nii enne kui ka pärast strateegiapäeva aitab tagada, et kõik on teadlikud, mida saavutada soovitakse, mida neilt oodatakse, kuhu jõuti ja mis toimub järgmiseks.
Enne strateegiapäeva:
Jaga osalejatega selgelt määratletud eesmärgid ja ootused.
Saada eelnevalt päevakava ja vajalikud materjalid.
Edasta kõik vajalikud detailid asukoha, ajakava ja tehniliste juhiste kohta.
Pärast strateegiapäeva:
Jaga kokkuvõtteid ja peamisi tulemusi.
Planeeri järelkohtumisi või -sessioone.
Edasta tulemused laiemale meeskonnale või organisatsioonile.
Kokkuvõte
Kokkuvõtvalt võib strateegiapäeva korraldamine olla küll paras väljakutse, kuid hästi planeeritud ja läbiviidud töötuba aitab luua vajaliku strateegilise selguse ning panna paika pikemaajalise plaani. Selgelt määratletud eesmärgid, hoolikalt valitud osalejad, põhjalik ettevalmistus, tõhus fasiliteerimine ja aktiivne kaasamine aitavad tulemuseni jõuda. Kui sa tunned, et sooviksid ühe tulemusliku strateegiapäeva ellu viia, aga vajad abi, siis võta julgelt ühendust ja arutan heameelega, kuidas saame aidata sul oma tiimi kaasates jõuda strateegilise selguse ja paremate tulemusteni.
