Koosolekud on saanud meie tööpäevade lahutamatuks osaks. Need peaksid olema kohaks, kus ideed sünnivad, probleemid lahenevad ja tiimid liiguvad eesmärkide poole. Kuid sageli lahkume koosolekult tühja energiaga, ilma selge tulemuseta – suundume järgmisele arutelule, lootuses, et seal läheb paremini.
Statistika räägib iseenda eest. Keskmine spetsialist kulutab ligi kolmandiku, juhid kuni poole ja tippjuhid isegi ligi kaks kolmandikku oma tööajast erinevatel koosolekutel ja aruteludel. Ometi tunnistavad needsamad juhid, et suur osa neist koosolekutest on ebaefektiivsed ning ei aita neil oma tööd paremini teha. Kui prooviksime kokku arvutada, kui palju aega ja raha me koosolekutel kulutame, võib see tulemus olla päris ehmatav. Aga kulust veelgi olulisem küsimus on, mis väärtust meie koosolekud loovad?
Kas traditsiooniline koosoleku formaat on oma aja ära elanud?
Kuigi tehnoloogia ja töötingimused on arenenud meeletu kiirusega, on traditsiooniline koosoleku formaat jäänud üsna samasuguseks nagu aastaid tagasi. Varem moodustas meie koosolekutest suure osa info jagamine, sest see oli sageli ainus viis, kuidas kõiki osalejaid korraga teavitada. Täna, kus digitaalsed tööriistad võimaldavad kiiret ja tõhusat infovahetust, ei peaks infojagamise osa enam ammu domineerima.
Täna peaks koosolekute fookus olema hoopis koosloome ja ühise grupitarkuse kasutamine. Koosolekud ja arutelud peaksid olema koht, kus tiimid lahendavad keerulisi väljakutseid, töötavad koos uudsete lahenduste kallal ja jõuavad koos oluliste otsusteni. Kuid liiga paljud koosolekud keskenduvad endiselt info jagamisele, jättes kasutamata võimaluse kasutada koosolekuid loovaks ja produktiivseks koostööks.
Suurimad probleemid koosolekutega, mida organisatsioonid välja toovad, on järgmised:
Liiga palju koosolekuid ja arutelusid, mis ei lase keskenduda sisulisele tööle.
Koosolekute eesmärgid on sageli ebaselged ja ei saada aru, miks kohtutakse.
Osalejaid on liiga palju ja nad ei tea täpselt, mis panust neilt oodatakse.
Arutelud lähevad sageli teemast kõrvale ja venivad üle aja.
Osalejate kaasatus on ebaühtlane – samad inimesed räägivad, teised vaikivad.
Koosolekute lõppedes ei ole selge, kuhu jõuti ja mis on järgmised sammud.
Paljud koosolekud ei suuda sageli täita oma eesmärki – pakkuda struktureeritud ja tõhusat platvormi koostööks ja otsuste tegemiseks.
Tõhusama koosolekukultuuri arendamine
Kui traditsiooniline koosoleku formaat on oma aja ära elanud, siis on aeg uuendada nii lähenemist kui ka koosolekute korraldamise viise. Juhtidel on siin võtmeroll koosolekukultuuri loomisel, mis on ajakohane ja tulemuslik. Selleks, et koosolekud tõesti täidaksid oma eesmärki ja väldiksid aja ning ressursside raiskamist, tasub alustada järgmistest sammudest:
Koosolekute audit ja optimeerimine
Esmalt tasuks selgitada välja, millised koosolekud on tõesti vajalikud ja millised mitte. Kas iga koosolek on hädavajalik või saab infot jagada ja otsuseid teha ka muul viisil, näiteks e-maili, siseveebi, ühistöö dokumentide või ka ettesalvestatud videotena? Oma regulaarsete koosolekute puhul on hea mõne järgmise koosoleku alguses paluda osalejatel individuaalselt korra mõelda ja kirja panna, mis nad arvavad, et selle koosoleku eesmärk tegelikult on. See aitab selgitada, kas olete üldse ühel lainel ning annab võimaluse koos arutada, kas eesmärgi saavutamiseks on ehk tõhusamaid viise.
Selged eesmärgid ja kokkulepped
Selgelt määratletud eesmärk aitab paika panna, kuhu soovitakse jõuda – olgu tegu ideede kogumise, plaani tegemise, otsuste langetamise või millegi muuga. Eesmärkide selgus võimaldab valida ka õiged osalejad ja metoodika ning struktureerida arutelu vastavalt sellele. Lisaks on oluline luua üle organisatsiooni kokkulepped, et igal koosolekul peab olema kindel eesmärk ja juht, kes arutelu juhib ja vastutab eesmärgini jõudmise eest.
Anname inimestele aega tagasi
Meie koosolekud on sageli ülerahvastatud, mis hajutab fookust ja muudab arutelu ebaefektiivseks. Julgus valida osalejate arv teadlikult väiksemaks ja kaasata vaid need, kelle panus on kõige olulisem, aitab säästa nii enda kui ka osalejate aega. Samuti on hea oma tiimis või üle organisatsiooni kokku leppida, et tavapärase koosoleku pikkus ei ole pikem kui 30 minutit ja kui soovitakse teha pikemaid arutelusid, siis peab see olema väga selgelt läbimõeldud ja põhjendatud.
Fasiliteerimisoskuse arendamine Arutelude juhtimise ehk fasiliteerimisoskus on kriitiline, et tagada koosolekute tõhusus ja eesmärgipärasus. See ei tähenda ainult koosoleku korraldamist, vaid hõlmab ka oskust arutelusid struktureerida ja visualiseerida, hoida fookust ja aega ning kaasata kõiki osalejaid. Seda oskust saab arendada nii iga juht kui ka meeskonnaliige, muutes selle salarelvaks, mis aitab keerulisi probleeme lahendada, paremaid otsuseid teha ja samas säästab aega. Vaata ka meie sisekoolitusi tiimidele, kus kaks ühes töötoa käigus, leiavad tiimid lahendusi oma koosloome ja koosolekute väljakutsetele ning õpivad samaaegselt ka fasiliteerimist.
Kokkuvõtvalt Koosolekukultuuri parandamine ei tähenda lihtsalt koosolekute arvu vähendamist, vaid nende läbiviimise viisi muutmist. Juhtidel on siin võtmeroll tagada, et koosolekud oleksid eesmärgistatud, kaasates õiged osalejad ja rakendades tõhusaid arutelude juhtimise tehnikaid. Nii saab nii juht kui ka meeskond oma aega paremini kasutada, koostöö muutub efektiivsemaks ning seatud eesmärgid saavutatakse tõhusamalt. Muutes oma koosolekud tõhusamaks saab toetada koosolekukultuuri, mis väärtustab kõigi aega ja ressurssi – ja see peegeldub positiivselt kogu organisatsiooni tulemustes. Kui sind arutelude juhtimise ja fasiliteerimise teema rohkem huvitab, siis kuula ka Kasvuminutite podcasti, kus ma rääkisin koos Futuristi partneri ja UX strateegi Andres Kostiviga fasiliteerimisoskuse olulisusest.