Eesti on silmapaistvalt edukas digiriik, kus kõik olulised teenused on kättesaadavad internetis. See on muutnud meid üha nõudlikumaks. Eeldame, et teenused on kiiresti ligipääsetavad, kergesti kasutatavad, eelistatult mobiiliga. Ka riigi seisukohast on oluline, et kodanikud oleksid digiteenuste kasutamisel üha edukamad, sest see vähendab koormust ja ressurssi füüsiliste teenuste ülalpidamiseks.
Komplekssete teenuste arendamine, nagu e-riik, on aeganõudev ja väljakutseid pakkuv. Olles ise töötanud nii IT-sektoris riigi arenduste teostaja poolel kui ka riigiettevõttes, olen kogenud, kuidas projektid venivad, nõudmised muutuvad, raha kulub. Kuid soovitud tulemus võib jääda saavutamata. Riigi arenduste kiirus on piiratud, kipub tihti olema kokkuvõte.
Miks digiteenuste arendused venima kipuvad?
Digiteenuste arendused avalikus sektoris võivad venida erinevatel põhjustel, kuid minu enda kogemusest, on levinumad väljakutsed järgmised.
Arendusprojekti jaoks vajalikuks eelanalüüsiks, mis on tavaliselt riigihanke sisendiks kulub liiga palju aega, seda eriti mahukamate projektide puhul.
Lahendamist vajav probleem ei saa eelanalüüsi faasis piisavalt detailselt kirjeldatud, mis tähendab, et hanke sisend võib kujuneda ebapiisavaks ja vajab omakorda täiendamist.
Kui eelanalüüsi ja projekti periood on pikk, siis üsna tihti vahetuvad projekti osalised, venivad üleandmised ja see kõik võib mõjutada projekti edasiliikumist.
Mida pikemale venib eelanalüüs ja arendused, seda rohkem ressurssi kulub ning eelarved võivad saada otsa enne arendustööde teostamist. See omakorda venitab veelgi arenduste teostust.
Ehk mida kiiremini ja detailsemalt suudetakse arendusprojektide esimeses etapis, ehk eelanalüüsi käigus teostamist vajav probleem kirjeldada, seda suurem on tõenäosus, et lõpparendus liigub soovitud tempos ning püsib eelarves.
Kuidas arenduse eelanalüüsi kiirust ja kvaliteeti parandada
Viimase viie aasta jooksul on mul olnud võimalus teha koostööd erinevate riigiasutustega, kes on kasutanud just eelanalüüsi faasis Google disainisprindi metoodikat. See on võimaldanud neil luua vaid nädalaga oma soovitud teenuse arendusest selge kontseptsioon ja realistlik prototüüp, mis on ka testitud ja valideeritud lõppkasutajate peal. Disainisprindi nelja päeva tulemiks on: - dokumenteeritud detailne kirjeldus lahendamist vajavast probleemist - uue teenuse kontseptsioon ja visuaalne prototüüp Figmas - lõppkasutajate testimise kokkuvõte ja soovitused Kõik see kokku moodustab väga detailse ja kvaliteetse sisendi arendusprojekti hankeks, tagades suurema tõenäosusega nii hanke kui ka edasise arendusprojekti edukuse.
Google disainisprint, mis on uudne kiire koosloome metoodika, on kogumas üha enam populaarust ka avalikus sektoris. Riigiasutused on disainisprintide abil arendanud missioonikriitilisi teenuseid, nagu näiteks Politsei ja Kiirabi, kelle kogemust mõni aeg tagasi jagasime. Kui ka erinevad riigi iseteeninduste arendusi ja parandanud oma siseprotsesse.
Kuidas MTA maksukohustuse meeldivamaks muutis
Maksu- ja Tolliamet (MTA) soovis muuta füüsilise isiku maksukohustuse täitmise protsessi kasutajasõbralikumaks, et inimesed ei kulutaks sellele liigselt aega ja energiat. Eesmärk oli pakkuda kodanikule paremat ülevaadet oma maksukohustustest juba enne tuludeklaratsiooni esitamise perioodi ning muuta andmed teistelt asutustelt lihtsasti kättesaadavaks. Et inimesele jääks vaid kinnituse vaev. Disainisprint aitas luua vajalikust arendusest realistliku lõppkasutaja peal valideeritud prototüübi, mis oli heaks sisendiks edasiseks arenduseks.
"Olime näinud projekte, kus kasutajate testimine viiakse läbi vahetult enne toote avalikustamist või kohe pärast seda ning saadud tagasiside põhjal ei ole enam aega olulisi muudatusi teha. Liiga sageli kulub liiga palju aega ja ressursse arendusanalüüsile ja -arendusele, kuid lõpptulemus ei vasta ikkagi ootustele, ja kasutajad pöörduvad ikkagi rahulolematuna esindusse," jagas oma mõtteid disainisprindi kasuks otsustamise osas Grete Urbel, kes töötas sprindi teostamise ajal MTA Füüsilise isiku tulude ja maksustamise teenuste juhina.
Urbel märkis, et disainisprindi kasutuselevõtmise otsust motiveeris kõige enam soov astuda kiire esimene samm edasi ja kaasata kasutajaid juba arendusprotsessi algfaasis. MTA Google disainisprindi põhjalikuma kogemusloo saab alla laadida siit.
SMIT teeb elukoha muutmisest teavitamise lihtsaks
Siseministeeriumi Infotehnoloogia ja Arenduskeskus (SMIT) on teinud Futuristiga koostööd mitme disainisprindi raames. Septembris võeti koos ette rahvastikuregistri parendamine ning nelja sprindipäeva jooksul valmis nullist uue lahenduse prototüüp, mis lihtsustab kodanike elukohateate menetlemist. Prototüüp sai edukalt testitud lõppkasutajate peal ning kogu nelja päeva vältel dokumenteeritud probleemi kirjeldus, prototüüp ja kasutajate tagasiside on heaks sisendiks lõpparendusse.
SMITi tootejuht Peeter Mäeker selgitas, kuidas disainisprint muutis nende lähenemist: "Ma sain disainisprinti protsessi käigus üsna kiiresti aru, et olin varem keskendunud ühele vähemtähtsale probleemile ja soovisin väga seda lahendada, ilma et ma oleksin mõelnud suurema pildi peale. Disainisprint aitas sellest aru saada, sest teised ei pidanud seda teiste suurte probleemidega võrreldes oluliseks. See aitas meil keskenduda kõige olulisemale ja tõi selguse,” sõnas Mäeker.
Futuristi viimase paari aasta jooksul läbiviidud üle kolmekümnest disainisprindist pea iga kolmas on aidanud parendada mõnd avaliku sektori digiteenust või sisemist protsessi. Tagasiside, mis oleme saanud näitab selgelt, et mida selgemalt ja detailsemalt saab probleem kirjeldatud ja võimaliku lahenduse kontseptsioon paika eelanalüüsi faasis, siis seda suurema tõenäosusega liigub ka lõpparendus sujuvamalt ning teenus jõuab kiiremini kasutajateni.
Kel huvi teada saada, mis disainisprindi nelja päeva jooksul konkreetsemalt toimub, siis vaata siia.