Olles aastate jooksul osalenud väga erinevatel koosolekutel, töistes aruteludes ja töötubades – nii osaleja, koosolekujuhi kui ka välise fasilitaatorina – olen kogenud, et pea iga kord kerkivad esile teatud tüüpi “segajad”. Need on osalejad, kelle tegevus (või vahel ka tegevusetus) raskendab grupil soovitud tulemuseni jõudmist. Ja olen ka ise aeg-ajalt nende rollide otsa komistanud, enamasti ise sellest aru saamata.
Seega, otsustasin panna kirja ühe lühikese ülevaate viiest sagedasemast “segajast”, keda olen oma teekonnal kohanud. Võta seda kui väikest tööriista, et segajaid ja nende motiive paremini märgata ja mõista. Võib-olla näed siin oma kolleege... või tunned ära hoopis iseennast.
“Segaja” ei sega üldjuhul tahtlikult, ta lihtsalt ei oska muud moodi
Oluline on mõista, et ühegi “segaja” eesmärk pole pea kunagi pahatahtlik. Enamasti osalevad nad koosolekutel oma täiesti loomulikus elemendis. Nad jagavad innukalt ideid, püüdavad arutelu juhtida, esitavad kriitilisi küsimusi või kuhjavad sind andmete laviiniga üle. Esmapilgul tundub, et mis selles siis halba on.
Probleem tekib tavaliselt siis, kui “segaja” tegevus ei ühti grupi hetkevajadusega ega aita teil koos ühise eesmärgini liikuda. Sageli "segaja" ei teadvusta, et tema tegevus grupidünaamikat segab. Ning sageli ei mõista seda ka grupp ise.
Segajatega hakkama saamine on tõhusa koosloome jaoks oluline. Ma jagasin lihtsuse huvides segajad viieks tüübiks. Muidugi võib neid olla veel, samuti erinevaid variatsioone või kombinatsioone.
Kontrollifriik ehk “Me teeme nii, nagu mina ütlen”
Kes ta on? Kontrollifriik tahab hoida ohjad enda käes. Ta kipub arutelu juhtima, suunab mõttekäiku ja võib tunduda, et otsustab kõige eest, isegi kui talle pole seda rolli omistatud. Sageli on selle rolli täitjaks grupi ametlik juht, aga mitte alati. Kui koosolekul juhti määratud pole, võtab keegi paratamatult ohjad enda kätte. Kontrolli soov peegeldab enamasti tema vajadust tunda end vastutavana ja olulise panustajana.
Kuidas ta segab?
Kontrollifriik domineerib arutelu, võib katkestada teisi ja ei kuula piisavalt. Selline käitumine võib viia grupi eemale algsest fookusest ning arutelu võib muutuda paratamatult ühepoolseks. Domineerimine piirab teiste osalejate panust, takistab kogu grupitarkuse esilekerkimist ning raskendab soovitud eesmärgini jõudmist.
Kuidas toime tulla?
Leppige kokku selged rollid ja vastutus – otsustage ühiselt, kes juhib koosolekut ja mis on koosolekujuhi olulisem roll.
Anna talle mõni fookusülesanne – usalda talle konkreetne teema, näiteks aja või fookuse hoidmine olulistel teemadel.
Tunnusta tema panust – kiida vastutuse võtmise eest ja tuleta meelde, et parimad lahendused sünnivad siiski koosloomes ja kõigi arvamust kaasates.
Kui tema juhtimissoovi suunata positiivselt, võib kontrollifriik olla väärtuslik liitlane, kes aitab koosolekut efektiivsemalt eesmärgini viia.
"Kõiketeadja" ehk “Minu andmed näitavad, et...”
Kes ta on?
"Kõiketeadja" on ekspert, kes tunneb, et tema roll kindlustada grupp vajalike andmete, faktide või numbritega. Ta sukeldub detailidesse, korrigeerib teisi ja kipub oma teadmisi pidevalt esile tooma. Kuigi tema sisend on tihti väärtuslik, võib ta arutelu liiga spetsiifiliseks viia või käivitada arutelusid teemadel, mis ei ole grupi eesmärgile vajalikud.
Kuidas ta segab?
"Kõiketeadja" kipub takerduma detailidesse, venitades koosoleku aega ja viies tähelepanu eemale suurest pildist. Kui teda ei suunata, võib kogu arutelu takerduda detailidesse, mis pole praeguse eesmärgi jaoks kriitilise tähtsusega.
Kuidas toime tulla?
Leppige kokku, millal detailidesse laskutakse – määrake grupiga koos hetked, kus tema ekspertiisi on vaja.
Palu tal jagada sisendit varem või hiljem – julgustage teda jagama oma teadmisi ja olulist infot, enne või pärast koosolekut kirjalikult.
Tunnusta tema teadmisi – tõsta tema panust esile ja täna teda, aga proovi suunata grupp tagasi suure pildi juurde.
Kui teadja sisendit suunata, võib ta olla väärtuslik allikas, kes toob otsustamisse vajalikke andmeid ja kindlust, et liigute õiges suunas.
"Hiline mõtleja" ehk “Mul tuli pärast üks hea mõte...”
Kes ta on? "Hiline mõtleja" hoiab end sageli aruteludes tagaplaanile. Ta ei pruugi kohe ideid pakkuda, isegi kui tal on midagi olulist lisada. Tema panus tuleb tavaliselt hiljem, vahel ka siis, kui koosolek on juba lõppenud. Põhjuseid selleks võib olla erinevaid. Kas ta ei tunne end piisavalt turvaliselt, talle ei sobi ideede kogumise metoodika või vajab ta lihtsalt rohkem aega mõtlemiseks.
Kuidas ta segab? Tema väärtuslikud ideed ja mõtted jõuavad lauale sageli liiga hilja, et need saaksid grupi arutelus kaasa aidata, jättes olulised võimalused kasutamata.
Kuidas toime tulla?
Kaasa teda varakult – anna talle aega ja võimalus oma mõtteid koondada juba enne koosolekut.
Julgusta panustama väiksemates gruppides – vaikne ajurünnak või arutelu väiksemas grupis või paarilisega võib olla tõhusam viis tema ideede kaasamiseks.
Selgita koosoleku struktuuri – loo selgem arusaam, miks hilisem ideede jagamine pärsib grupiprotsessi.
Vaikne vaatleja võib olla hea tasakaalustaja, kelle läbimõeldud ideed toovad arutelusse väärtuslikke lahendusi.
Kriitiline silm ehk “See ei tööta niikuinii”
Kes ta on? Kriitiline silm leiab ideedes pigem riske kui võimalusi. Ta seab ideed ja otsused kahtluse alla ning võib muuta arutelud pingelisemaks. Ta usub, et skeptiline lähenemine aitab vältida vigu, kuid pidev kriitika võib vähendada grupi energiat ja loovust.
Kuidas ta segab? Liigne kriitika võib viia osalejad kaitsepositsioonile, takistada lahenduste leidmist ja pärssida koostööd. Samuti võib see vähendada motivatsiooni jagada uusi ideid.
Kuidas toime tulla?
Planeeri riskide jaoks eraldi aeg – loo eraldi sessioon, kus kogu grupp mängib kriitilise silma rolli.
Rõhutage konstruktiivsuse olulisust – palu igale kriitikanoolele lisada ka võimalikke lahendusi.
Tunnusta tema rolli riskide maandamisel – näita, et tema tähelepanekud on olulised, kuid tasakaalustage need positiivse diskussiooniga.
Kui kriitilise silma skeptilisus on suunatud õigesse kohta, võib see aidata tuvastada nõrkusi ja maandada riske.
Ideekahur ehk “Mul tuli veel üks mõte...”
Kes ta on? "Ideekahur" tulistab ideid, sageli valimata aega ja viisi. Tema energia ja loomingulisus võivad olla inspireerivad, kuid pidev ideetulv võib viia grupi fookusest eemale ja tekitada segadust. Sageli esitab ta uusi ideid hetkel, kui grupp juba töötleb või valideerib eelmist.
Kuidas ta segab? Uued ideed valel ajal takistavad arutelu jõudmist soovitud tulemuseni. Lõputu ideetulv võib suunata tähelepanu lahenduste leidmiselt ja takistada sihipärast kulgemist.
Kuidas toime tulla?
Loo struktuur ideede genereerimiseks – määra kindel aeg arutelus, kus ideid kogute ja piira jätkuvat ideedevoolu pärast seda faasi.
Anna talle roll ajurünnakus – usalda talle vastutus arutelu osades, kus toimub ideede kogumise faas.
Aita prioriseerida ideid – mõelge koos, kuidas ideede mõju hindate, et rakendatavad ideed välja selekteerida.
Õigesti suunatud ideekahur võib olla väärtuslik innovatsiooniallikas, tuues aruteludesse värsket energiat.
Kas segajad võivad olla edasiviijad?
Kui koosolekutel või aruteludes tekivad segajad, on lihtne näha neis ainult takistust. Tegelikult peidab iga segaja endas potentsiaali olla grupile toeks, kui teda kaasata õigel ajal ja õigel moel.
Oluline on luua koosolekutele struktuur, kus kõik tüübid saavad oma tugevusi rakendada. Selleks tuleb tagada:
Selge eesmärk ja fookus – kõik osalejad peavad teadma, kuhu koosolekuga tahetakse jõuda.
Selge struktuur ja ajaraam – iga arutelufaasi jaoks peaks olema selge ajakava ja ülesehitus.
Kindel fasilitaator – keegi, kes juhib protsessi ja loob keskkonna, kus iga osaleja panus on hinnatud.
Sobiva metoodika valik – valitud meetodid peavad toetama arutelu eesmärke ja osalejate kaasamist.
Kui need elemendid on paigas, võivad isegi kõige suuremad segajad muutuda edasiviijateks, aidates grupil saavutada parimaid tulemusi.